Tout savoir sur l’externalisation de votre secrétariat de cabinet dentaire (Partie 2 : Planning)

Publié le : 18 nov. 2020

Un domaine dont de nombreux cabinets dentaires pourraient bénéficier d’une amélioration est la planification de traitement du flux des patients. Le flux constant de demandes de rendez-vous, d’annulations et de changements peut faire sombrer une pratique dans le chaos total s’il n’ya pas d’équipe fiable et de système solide pour les gérer.

Mais nous n’allons pas ici prêcher aveuglément pour l’externalisation de tous les compartiments de votre activité. Cette possibilité doit néanmoins être judicieusement étudiée si vous comptez réduire vos coûts et rentabiliser au mieux votre cabinet. C’est parti pour les pour et les contres !

Avantages de l’externalisation des services de planification des patients

Meilleure utilisation du temps des réceptionnistes

Les réceptionnistes dentaires sont chargés de bien plus que de simplement organiser les rendez-vous des patients. Ils sont souvent également responsables de domaines tels que la facturation et le service client. Lorsque vous sous-traitez vos services de planification des patients, vous soulagez vos réceptionnistes, les laissant libres d’exceller dans d’autres parties de leur travail.

Rendez-vous plus fréquentés

Avoir une équipe dédiée pour répondre aux appels des patients signifie qu’il y aura moins d’appels manqués et donc moins d’occasions manquées de prendre des rendez-vous. Cela signifie que vos patients se sentiront plus appréciés, améliorant la réputation de votre cabinet, et vos revenus augmenteront à mesure que vous prescrirez plus de traitements.

Plus de flexibilité

Lorsque vous conservez vos services de planification des patients en interne, vous ne pouvez répondre aux appels que lorsque votre cabinet est ouvert. Sinon, votre réceptionniste doit parcourir les e-mails, les messages sur les réseaux sociaux et les messages vocaux avant de pouvoir commencer à organiser des rendez-vous. 

L’externalisation des services de rendez-vous des patients signifie que les patients peuvent appeler à leur convenance et une équipe dédiée peut remplir vos plages horaires au besoin.

Accédez à des talents plus diversifiés

Lorsque vous embauchez un nouvel employé, vous êtes généralement limité à un petit nombre de personnes qui conviennent pour le poste et vivent dans la région. Ce n’est tout simplement pas le cas lorsque vous sous-traitez. En rendant vos services de planification des patients hors du bureau, vous avez accès à un groupe beaucoup plus diversifié de personnes talentueuses qui ne sont pas limitées par l’emplacement géographique.

Inconvénients de l’externalisation des services de planification des patients

Externaliser secrétariat cabinet dentaire

Manque de contrôle

La principale chose à laquelle vous renoncez lorsque vous sous-traitez une partie de votre entreprise est le contrôle. Bien que vous puissiez fournir une direction à l’agence, vous confiez en fin de compte la responsabilité à un groupe de personnes qui devraient être plus informées et plus compétentes en la matière. Certains propriétaires de cabinets dentaires éprouvent des difficultés à maintenir un niveau de contrôle élevé lorsqu’ils travaillent avec des personnes hors site.

Problèmes d’alignement

Parce que vous pouvez sous-traiter vos services de planification des patients à une agence littéralement n’importe où dans le monde, vous pourriez avoir du mal à trouver une agence qui s’aligne sur votre plan d’affaires. Avec des fuseaux horaires différents, il peut s’avérer difficile de trouver quelqu’un qui puisse vous répondre rapidement et répondre aux appels des patients pendant vos heures préférées. Avec autant de types de communication disponibles (appels, messagerie en ligne, e-mail, etc.), vous pourriez être obligé de contacter l’agence via une méthode qui n’aura pas votre préférence.

Risque de déranger les employés

Si vous choisissez d’externaliser vos services de planification des patients, il est probable que votre réceptionniste se sente au moins un peu dérangé. Vous pouvez généralement prévenir ce problème en discutant d’abord de l’opportunité avec votre réceptionniste et en lui faisant savoir que vous envisagez de sous-traiter pour les libérer pour des tâches plus importantes. Mais il y a encore une chance que vous dérangiez votre réceptionniste actuelle. Une culture de travail positive conduit à une productivité accrue sur le lieu de travail, ce que vous ne voulez pas compromettre.

Niveaux de qualité incertains

L’externalisation n’est efficace et bénéfique que si vous obtenez la qualité que vous attendez. Tout ce qui est inférieur à la normale ne vous laissera qu’un sentiment de déception. Assurez-vous de communiquer clairement la qualité que vous attendez avant d’embaucher une nouvelle agence afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

Externaliser le planning de son cabinet, une question de confiance

Tout comme nous vous l’avions indiqué dans notre premier article de cette série de cinq, l’externalisation est encore une affaire de choix. Et il se doit d’être judicieusement sous-pesé pour ne pas risquer de compromettre son image de marque et sa réputation.

Dans notre prochain article, nous verrons les avantages et les inconvénients de l’externalisation des contrats d’assurance.

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