Publié le : 25 janv. 2021
Comme si confier à vos employés clés des tâches subalternes ne suffisait pas pour envisager l’externalisation, le paysage en constante évolution de l’industrie médicale devrait être le facteur décisif.
Selon une enquête Deloitte de 2016 , 59 % des répondants sous-traitent pour réduire les coûts et 57 % sous-traitent pour se concentrer sur leurs activités principales. (C’est là qu’intervient la suppression des tâches subalternes des agendas de vos employés.) En outre, plus de 50 % des répondants ont noté que les services externalisés ajoutaient de la valeur dans le développement de l’analyse de rentabilisation, l’évaluation stratégique, la passation de marchés et plus encore.
Toujours pas convaincu ? Près de 80 % des participants au sondage se sont dits positifs quant à leurs relations d’externalisation respectives. La preuve est dans le pudding. Ainsi, lorsqu’il s’agit d’externaliser pour votre pratique médicale — que ce soit pour la gestion informatique, les processus de facturation, etc. — les avantages sont évidents. Cela libère non seulement le temps de vos employés pour travailler sur les tâches pour lesquelles ils ont été embauchés, mais cela dissipe également votre trésorerie.
Supprimer les tâches courantes : sous-traiter à la place
Les membres de votre équipe s’acquittent-ils des responsabilités qui profitent le plus à votre pratique médicale ou sont-ils multitâches pour s’occuper des détournements qui ne relèvent pas de leurs compétences principales ? De nombreux cabinets médicaux sont régulièrement confrontés à ce problème.
Essentiellement, une entreprise de sous-traitance peut être plus efficace dans l’exécution des tâches tout en permettant à d’autres employés de briller dans les missions pour lesquelles ils ont été embauchés. C’est gagnant-gagnant.
Dépensez de l’argent pour économiser de l’argent
L’externalisation peut également vous faire économiser de l’argent à long terme et servir de tremplin pour augmenter non seulement vos marges bénéficiaires, mais aussi la satisfaction de vos clients et de vos employés. En outre, l’externalisation peut réduire le stress interne, car les gestionnaires ou d’autres employés hautement qualifiés deviendront plus compétents dans le travail prévu. Lorsque tout le monde travaille plus efficacement, votre entreprise peut, une fois de plus, économiser de l’argent et accomplir plus en moins de temps.
Vous pouvez également économiser sur les achats de logiciels, la maintenance et les mises à niveau. Enfin, l’externalisation de vos processus de facturation améliore votre flux de trésorerie global, selon le rapport de Keystone : « Votre cabinet verra une baisse significative des frais et du temps nécessaire pour traiter les réclamations à mesure que les experts en sous-traitance saisissent et rapportent avec précision les informations. Le résultat est un flux constant de réclamations et de sorties de fonds. »
Quoi externaliser ? Telle est la question
Vous êtes donc convaincu (et prêt) à faire appel à un tiers au profit de votre pratique médicale, mais par où commencer ? Quelles facettes de votre pratique nécessitent une attention particulière à l’externalisation ?
1. Processus de facturation médicale : Avec l’évolution du paysage médical, la facturation médicale est devenue de plus en plus chronophage et, oui, parfois carrément compliquée.
Selon MBA HealthGroup , les marges bénéficiaires dans le secteur privé diminuent en raison de la réduction des allocations de transporteur, de la bureaucratie accrue et de la réglementation accrue. Ainsi, un processus de facturation efficace est nécessaire à la survie. Selon MBA, l’externalisation du processus signifie qu’un spécialiste bien formé prendra en charge le gros du travail pendant que le reste de votre pratique se poursuit avec le quotidien. L’externalisation permet également de réduire la vulnérabilité et de perturber les flux de trésorerie, car vous disposez désormais d’une équipe entière qui garantit que vos réclamations sont traitées avec précision et rapidité.
2. Transcriptions : Parce que les services de transcription médicale pour les cabinets fonctionnent sur une base de volume, les chefs de pratique médicale ne paient pas les taux horaires ou les salaires des membres du personnel pour rédiger le travail de transcription. Ceci, en soi, permet d’économiser de l’argent immédiatement. De plus, si les médecins de votre cabinet transcrivent leurs propres notes, cela prend du temps pour les médecins qu’ils pourraient passer avec leurs patients. Sous-traitez vos transcriptions médicales, vos patients (et votre poche) en bénéficieront.
3. Gestion informatique : selon l’étude de Black Book, les prestataires de soins de santé se tournent massivement vers des tiers pour externaliser les besoins informatiques. Comme l’a révélé son enquête de 2015 auprès de 1030 responsables informatiques des hôpitaux, près de 75 % des organisations de santé qui comptent plus de 300 lits de patients (et plus de 80 % des prestataires de moins de 300 lits) se sont tournées vers l’externalisation informatique pour des services tels que les logiciels, développement et infrastructure.
L’argument le plus convaincant de l’enquête est peut-être venu des 600 répondants qui étaient soit d’anciens utilisateurs de l’externalisation informatique, soit des utilisateurs actuels de l’externalisation informatique : quatre-vingt-dix pour cent ont déclaré qu’ils avaient atteint ou presque le plein rendement de leurs investissements dans les trois mois, voire plus tôt.
Bien que ces trois domaines de votre pratique ne soient que le début, il y a tellement plus que vous pouvez sous-traiter pour réduire les coûts, faire gagner du temps à vos employés pour faire leur travail réel et en fin de compte profiter à vos patients.
Votre fournisseur tiers est-il conforme ?
Les méthodes de recherche éprouvées fonctionnent toujours mieux, même lorsqu’il s’agit d’embaucher un fournisseur tiers pour l’externalisation. En plus de rechercher des critiques et des commentaires en ligne, ce qui est une pratique assez courante, vous devez contacter le fournisseur potentiel au téléphone. Renseignez-vous sur eux, apprenez vraiment à les connaître — ne vous fiez pas seulement à ce que dit Internet.
Couvrez toutes vos bases lorsque vous décidez d’externaliser. Assurez-vous d’obtenir exactement ce que vous voulez au prix que vous êtes prêt à payer — ne faites pas d’hypothèses en ce qui concerne le travail que vous voulez terminer. Entrez dans les détails du contrat pour vous assurer que le vendeur s’acquitte de ses tâches avec intégrité. De plus, vous devez également :
• Demandez au moins trois références. Parlez à chaque personne et longuement de sa relation avec le vendeur. Découvrez si chaque entreprise a fait du bon travail dans le passé, si c’est abordable pour vous et si elle a l’habitude de communiquer efficacement.
• Renseignez-vous sur les normes de sécurité internes de l’entreprise et les méthodes de conformité HIPAA.
• Renseignez-vous pour savoir si l’entreprise renvoie les appels téléphoniques et les courriels en temps opportun. Maintient-il les réunions planifiées sans vous obliger à les replanifier ?
L’externalisation peut sembler contre-productive, car vous avez l’impression d’embaucher un nouvel employé, mais une fois que vous avez mis en place l’entreprise tierce, vous en verrez les avantages. Libérer vos employés qualifiés — vos superstars — pour faire leur travail avec excellence permettra à votre entreprise de prospérer. Ne perdez pas votre temps et votre talent sur les petites choses. Externalisez et votre pratique en récoltera les fruits.
