Publié le : 1 juil. 2021
Votre cabinet dentaire recherche-t-il des moyens plus innovants d’économiser de l’argent et du temps, tout en rationalisant vos opérations ?
La création d’un cabinet dentaire n’est pas une tâche facile. Qu’il s’agisse d’un cabinet dentaire établi ou nouveau, il est courant que les propriétaires s’enlisent dans les opérations quotidiennes et négligent d’autres éléments essentiels d’un cabinet dentaire efficace, comme « l’expérience patient ».
Cependant, trouver une main-d’œuvre efficace possédant les connaissances nécessaires pour gérer toutes les fonctions critiques requises pour gérer un cabinet dentaire peut être difficile. Un assistant virtuel (AV) peut être la solution parfaite pour économiser du temps et des dépenses. Les assistants de cabinet dentaire virtuel peuvent effectuer bon nombre des tâches qui peuvent empêcher votre personnel de fournir la meilleure expérience patient.
Votre cabinet dentaire a-t-il besoin d’un assistant virtuel ?
Selon des rapports de recherche, au milieu de la crise du COVID 19, le marché mondial des assistants virtuels devrait croître de 6,6 milliards de dollars. Un assistant de cabinet dentaire virtuel s’adresse aux professionnels dentaires modernes qui recherchent des résultats rapides, l’efficacité des opérations et qui ont un œil attentif sur les résultats à court et à long terme. Ces assistants fournissent un soutien administratif professionnel aux cabinets dentaires à partir d’endroits éloignés. Ils ne sont pas des membres ajoutés de l’équipe ; mais sont des professionnels ayant une expérience notable dans les fonctions de cabinet dentaire.
Le service d’assistant de cabinet dentaire virtuel s’occupe de tout, des tâches de marketing numérique, de l’accueil et de la planification des patients à la vérification de l’assurance dentaire, la facturation dentaire et la gestion des comptes, etc. L’embauche de tout ou partie de ces fonctions dentaires aidera votre personnel de front-office à se concentrer sur les tâches opérationnelles clés, garantissant ainsi que les patients reçoivent un niveau de soins élevé.
Vous avez besoin d’un assistant de bureau virtuel si vous rencontrez un ou plusieurs éléments suivants dans votre cabinet dentaire :
- Une liste croissante de réclamations d’assurance non résolues datant de plus de 90 jours
- Patients imprévus qui doivent avoir des rendez-vous d’hygiène dentaire ou qui ont des plans de traitement en suspens
- Les appels téléphoniques ne sont pas traités dans les délais
- L’impossibilité de terminer les tâches à temps et ne pas pouvoir se permettre d’embaucher un membre du personnel supplémentaire
- Un faible taux d’acceptation du traitement, car les patients ne disposent pas des informations sur les prestations d’assurance pour prendre une décision éclairée concernant leur traitement
Externalisez votre permanence téléphonique
Voici quelques façons dont un assistant de cabinet dentaire virtuel peut vous aider
- Planification des rendez-vous des patients par téléphone – En tant qu’assistant virtuel, le travail est principalement axé sur la planification de nouveaux rendez-vous ; il peut facilement fixer plus de rendez-vous et convertir plus de nouveaux appels de patients en nouveaux rendez-vous de patients que votre personnel actuel. Par rapport à l’équipe de la réception (qui doit simultanément répondre aux téléphones, s’occuper de la paperasse et travailler avec les patients qui franchissent la porte d’entrée), les assistants virtuels ne sont pas distraits par plusieurs appels entrants ou par le patient debout devant eux. Ces assistants peuvent facilement gérer la planification des rendez-vous, gagner du temps et aider à augmenter les revenus du cabinet.
- Vérifier les données cliniques des patients — Les assistants virtuels vérifient toutes les données sociales, démographiques et cliniques, les formulaires de consentement des patients, les formulaires d’assurance maladie et les paiements des patients existants et nouveaux avant leur consultation. Cela peut à son tour aider à réduire le temps de traitement administratif.
- Soumission et suivi d’assurance — Les assistants de bureau virtuel dentaire fournissent un soutien d’assurance adéquat pour que les réclamations soient traitées et payées rapidement. Ils aident à localiser et à collecter les informations de contact, d’assurance et de paiement des patients pour le traitement des réclamations. De plus, des vérifications d’admissibilité à l’assurance dentaire sont effectuées pour les patients nouveaux et existants avant de fixer leur rendez-vous.
- Facturation dentaire — Les assistants dentaires de bureau virtuel sont des professionnels qualifiés possédant une connaissance approfondie des directives de facturation et de codage dentaires. Cela garantit une facturation précise et un remboursement optimal.
- Restez à jour avec l’état des réclamations dentaires — Les réclamations peuvent parfois être refusées ou retardées pour plusieurs raisons. Les VA resteront informés du statut des réclamations, qu’elles soient acceptées ou rejetées. En cas de réclamations rejetées, un suivi sera effectué correctement et des appels seront soumis pour réclamations refusées ou paiements en retard.
En plus de ce qui précède, un assistant virtuel peut également vous aider dans d’autres tâches telles que :
- Aide au recrutement de personnel au sein de votre pratique (comme la recherche et la sélection de candidats et la mise en place d’entretiens pour votre pratique)
- Communication avec les patients, références et recommandations des patients existants
- Soins aux patients, par e-mail ou autres plateformes, suivi du rétablissement, des bilans et des progrès des patients
- Gestion et assistance des régimes d’assurance et traitement des réclamations
- Comptabilité générale et procédures administratives
Services d’assistant virtuel (VA) pour votre cabinet dentaire – Avantages
Les avantages de choisir un VA pour votre cabinet dentaire comprennent —
- Moins de problèmes de personnel et de recyclage
- Délais d’exécution rapides
- Niveau de service plus efficace (les AV ne sont pas interrompus par des patients ou des appels téléphoniques)
- Économies sur les coûts d’exploitation (pas besoin d’ordinateurs et d’équipements supplémentaires)
- Des vérifications sont effectuées avant le point de service décrivant les frais remboursables du patient. Cela permet la collecte auprès des patients pendant qu’ils sont au bureau.
L’un des principaux avantages de l’embauche d’un assistant virtuel de cabinet dentaire est que vous embauchez un spécialiste ayant une expertise dans un domaine spécifique. Cela signifie que les coûts de formation sont très limités et que l’assistant virtuel peut être opérationnel dès le départ.
L’utilisation d’assistants virtuels en dentisterie permet à l’équipe du cabinet de se concentrer principalement sur les soins aux patients, tandis que d’autres tâches fastidieuses peuvent être facilement effectuées en coulisse par l’assistant virtuel. Que vous souhaitiez déléguer la majorité de votre travail administratif de front office dentaire, ou juste une partie de celui-ci, vous pouvez augmenter la rentabilité du cabinet en l’externalisant à un assistant virtuel.
L’externalisation des services d’assistance de cabinet dentaire virtuel peut réduire considérablement le temps et les efforts consacrés aux besoins en ressources humaines.
