Publié le : 12 mai 2020
Bien choisir sa permanence téléphonique médicale externalisée
Vous êtes un professionnel de santé et vous cherchez à former un secrétariat médical pour optimiser la gestion des appels, mais vous ne savez pas quelle solution rechercher.
Soyez détendus, cet article vous permettra de mieux comprendre les différents points à maîtriser avant de choisir votre future plateforme de téléphonie médicale.
Déléguer le travail d’une secrétaire est une solution pratique, flexible et peu coûteuse. Tous les professionnels de la santé peuvent opter pour ce service, qui fonctionne généralement comme un abonnement. Cependant, pour que la collaboration soit efficace, le fournisseur de services que vous choisissez doit être fiable ! Voici quelques conseils pour choisir le bon service de secrétariat téléphonique.
Télésecrétariat téléphonique : l’importance de la 1re impression
Avant d’effectuer toute recherche et de demander un devis, assurez-vous de bénéficier du renvoi d’appel du fournisseur de services téléphoniques (orange, Bouygues, gratuit, SFR, etc.). Si vous avez transféré l’appel vers un téléphone mobile, une ligne fixe ou une permanence téléphonique, veuillez ignorer cette première étape.
Essayez de déterminer le nombre d’appels que vous pouvez recevoir chaque jour, semaine ou mois, c’est très important, afin que vos contacts puissent établir une estimation plus personnelle et plus juste.
Le télésecrétariat doit être professionnel, quel que soit le domaine d’activité, mais cela est particulièrement vrai pour la communauté médicale. Le prestataire pourra être amené à contacter votre patient et enregistrer des informations sensibles.
En ce sens, le respect du secret médical doit être sa priorité. N’hésitez pas à demander à un confrère s’il connaît le service sélectionné et vérifiez la compréhension du prestataire de ce principe de base inhérent à la communauté médicale. Demandez conseil au secrétaire médical. S’il fonctionne avec de nombreuses entreprises depuis un certain temps, il est probable qu’il soit fiable.
Choisissez votre permanence téléphonique en fonction de vos besoins
La flexibilité du secrétariat téléphonique peut être utilisée comme critère de sélection. Pour trouver la formule qui convient le mieux à votre cabinet, déterminez vos attentes avant de choisir un prestataire.
Choisissez les options selon vos besoins :
- prédécroché personnalisé avec votre nom,
- réponse rapide,
- rappel de rendez-vous via SMS ou téléphone,
- rendez-vous via Internet,
- accès en ligne 24 h/ 24, 7 j/ 7,
- selon les dernières technologies,
- filtrage des appels,
- émission d’appels,
- sites web médicaux avec votre nom de domaine personnalisé,
- messagerie vocale personnalisée la nuit,
- etc., selon que la formule d’abonnement est incluse ou non.
Ordre du jour en ligne, réservation de rendez-vous en ligne, rappels par SMS pour réduire le risque de consultations non honorées : plus le télésecrétariat sera innovant, plus il sera pratique.
De plus, la capacité innovante du service de secrétariat médical à distance prouve sa volonté de fournir les meilleurs services aux professionnels de santé. Si vous souhaitez offrir le maximum de fonctionnalités à vos patients, les services numériques fournis peuvent devenir un vrai critère de sélection.
Compétences interpersonnelles et compétences techniques
Bien que votre secrétaire téléphonique ne soit pas sur place, il s’agit généralement du premier contact entre le patient et votre cabinet. Vérifiez les compétences interpersonnelles et les compétences professionnelles :
- aptitudes à l’écoute,
- jugement,
- compassion,
- adaptabilité,
- connaissances professionnelles.
La différence entre la permanence téléphonique médicale et la permanence téléphonique non médicale est la suivante : le secrétariat médical à distance ne répond qu’au nom des professionnels de la santé (médecine générale, spécialistes, personnel soignant, etc.). Il est composé de personnel qualifié formé dans différentes disciplines. Le secrétariat ordinaire est responsable de la gestion des appels des médecins, des avocats, des plombiers et des électriciens.
Assurez-vous que la plateforme est 100 % française ! Notez que le siège social peut être situé en France, mais la plupart des standardistes sont transférés (offshore) vers la Tunisie, le Maroc, Madagascar et d’autres pays en réponse aux demandes de tarifs low cost, résistant à toute concurrence, entre 0,50 et 0,80 €, taxes comprises ou plans d’appels n’excédant pas 600,00 € TTC.
Si la qualité de service vous importe peu, ou si le fait que vos patients soient accueillis par des personnes qui parlent un français approximatif n’est pas pour vous une exigence, alors vous économiserez de l’argent.
Mais vous ne pourrez pas comparer ces prix ou les utiliser pour négocier avec un télésecrétariat 100 % français. Pour rappel, le coût net d’une secrétaire médicale en France est de 1700 euros, soit plus de 3000 euros pour 35 heures), sans oublier toutes les autres taxes.
Choisissez votre plateforme de prise de rendez-vous en ligne parmi les différents services proposés par la permanence téléphonique. Habituellement, toutes les permanences téléphoniques sont partenaires des plateformes bien connues : Doctolib, RdvMedicaux, etc.
La taille de l’entreprise est importante, mais l’âge l’est également. Cela garantira la qualité de vos services et des outils plus adaptés, et dépendra de la haute technologie du télésecrétariat sélectionné.
Enfin, vérifiez si l’un de vos confrères est déjà client de la permanence téléphonique médicale sélectionnée. Le cas échéant, pourquoi ne pas lui demander conseil ?
N’oubliez pas que nous parlons de la vie de vos patients et également de la durabilité de votre activité. Par conséquent, ne vous fiez pas seulement aux prix ! De petites économies peuvent vous coûter très cher à l’arrivée.
